Lees hieronder onze casestudy over onze samenwerking met DK Accountants & Adviseurs.
DK Accountants & Adviseurs heeft vestigingen in diverse provincies. Met honderden medewerkers en opdrachtgevers weegt de betrouwbaarheid van de ICT-toepassingen bijzonder zwaar. Een gesprek met Tom Kuiper van DK Eindhoven, die als Hoofd ICT dagelijks toezicht houdt en met Egency de lijnen uitzet. Tom: “De servicegerichtheid van Egency vind ik echt fantastisch. Ik heb het meegemaakt dat we een bedrijf overnamen en dat Haico de Boer van Egency zei toen we belden: Ik ben in de buurt, ik rijd er meteen even langs. Zij zijn echt snel.”
De vestigingen van DK nemen een breed pakket aan diensten van Egency af. Zoals het complete werkplekbeheer van fysieke laptop tot en met Office 365, dataopslag in de cloud inclusief recovery back-ups, het beheer van de domeinnamen. Tom: “Het is echt een heel nauwe samenwerking. Egency is in zekere zin een interne dienst. Ze maken standaard deel uit van het on-boarding programma voor nieuwe collega’s binnen DK, om maar iets te noemen. Als er een nieuwe medewerker start, zorgt Egency dat er een laptop klaarstaat op de eerste werkdag, met alles erop en eraan, een monitor en wat je verder nodig hebt. Dus de hardware en de software in de vorm van Office 365.”
De recovery back-ups van alles wat bij DK gebeurt staan in twee datacentra van Egency, binnen Nederland. Een dubbel veilige oplossing; ten eerste staan de gegevens daardoor niet ergens in het buitenland op een onbekende server. Ten tweede als er in een van de twee datacenters een calamiteit gebeurt, is er altijd nog een tweede kopie in het andere datacenter.
Wat beslist genoemd mag worden is de rol van Egency bij de komst van een nieuw kantoor. “Als we een accountantskantoor overnemen, verzorgt Egency de volledige integratie van de ICT van dat kantoor in het systeem van DK.”
Wat Tom vooral bevalt is dat Egency voortdurend bezig is de dienstverlening te upgraden. “Egency heeft bijvoorbeeld geïnvesteerd in het platform Nutanix, wat je ‘Infrastructuur as a Service’ noemt. Dat maakt ICT makkelijk schaalbaar als je ineens tien tot twintig medewerkers van een door ons overgenomen kantoor wilt toevoegen. Daar heeft Egency veel werk van gemaakt.”
Om dit alles soepel te laten verlopen zit de ICT-commissie van DK Accountants & Adviseurs elke maand met Egency om te evalueren. Tom: “Dat is het moment waarop we het service level rapport doornemen. Hoeveel incidenten waren er DK-breed? Hoeveel daarvan zijn opgelost en welke staan nog open? En waarom? “Medewerkers kunnen zelf bellen als ze een passwordprobleem hebben. Als het gaat om nieuwe laptops voor werkplekken of andere complexe zaken loopt het via de vestigingsmanager,” zegt Tom.
De accountancy heeft te maken met dwingende trends, waarbij ICT een grote rol speelt. “We gaan steeds meer werken met cloud-based software,” zegt Tom. “De situatie waarbij Egency laptops voorziet van softwarepakketten en die aanleverde ligt achter ons, nu gaat er steeds meer via de cloud. Daar spelen weer hele andere veiligheidseisen. Egency heeft dat prima voor elkaar.”
De tweede grote trend is de komst van kunstmatige intelligentie. “Egency denkt daarin echt mee. We weten dus wel dat we van A.I. gebruik gaan maken en dat de impact op de accountancy waarschijnlijk groot is, maar hoe of wat gaan we nog uitvinden. Egency is daarin een partner voor ons door hun enorme kennis op het digitale vlak.”
Wat Tom Kuiper vooral aanspreekt aan Egency is de hands-on mentaliteit. Hij herkent daarin ook iets van de mentaliteit binnen DK Accountants & Adviseurs. “Als ze bij Egency horen dat er een issue is met de werkplek van een nieuwe medewerker in Eindhoven bijvoorbeeld, stapt er direct iemand in de auto om erheen te rijden en het ter plekke op te lossen. Dat lijkt heel veel tijd te kosten, maar is de kortste route naar de oplossing van het probleem. Het is dan meteen voor elkaar.”
Daarnaast vindt Tom dat Egency uitzonderlijk goed begrijpt wat men bij DK wil. “Bij een groot project zet Egency een externe projectleider in om alles fulltime te coördineren. Ze begrijpen dat zoiets voor DK zwaar weegt. Bij het uitrollen van twee-stap verificatie hebben ze bijvoorbeeld eerst één vestiging als pilot gedaan om geen onnodige onrust te veroorzaken. Op die manier verloopt een overgang soepeltjes. Of neem een grote software update die we deze week krijgen; Egency voert die ’s avonds tussen zes en tien uur uit om de werkdag van DK zo veel mogelijk te ontzien.”
Een tip van Tom voor bedrijven die hun ICT meer power willen geven: “Egency is flexibel en levert kwaliteit. Dat is echt een gouden combinatie.”
